Atelier

Leçon 11 — Choisir et utiliser un assistant au quotidien

Confidentialité des données et bonnes pratiques

6 min de lecture

Confidentialité des données et bonnes pratiques

Que devient ce que je tape ?

Quand vous écrivez dans un assistant, votre texte (et vos fichiers) est envoyé aux serveurs de l'éditeur pour être traité. Selon l'offre et ses réglages :

  • les conversations peuvent être conservées un certain temps ;
  • elles peuvent, dans certaines offres grand public, servir à entraîner de futurs modèles (souvent désactivable dans les paramètres) ;
  • des personnes de l'éditeur peuvent, dans certains cas prévus par les conditions, examiner des conversations (par exemple pour la sécurité).

Les offres entreprise (comme les offres Claude pour équipes et entreprises, ou Gemini Enterprise) prévoient généralement par contrat que vos données ne servent pas à entraîner les modèles, avec des garanties de sécurité et d'administration. Vérifiez toujours les conditions de l'offre que vous utilisez réellement, et demandez à votre DSI ou à votre DPO (délégué à la protection des données) en cas de doute.

Le feu tricolore des données

flowchart TD
  I["J'ai une information à donner à l'assistant"] --> Q1{"Est-elle publique ou sans enjeu ?"}
  Q1 -->|"Oui"| V["VERT : OK dans tout assistant"]
  Q1 -->|"Non"| Q2{"Mon entreprise m'a-t-elle fourni un assistant validé pour ce type de données ?"}
  Q2 -->|"Oui"| O["ORANGE : OK dans l'assistant validé, en respectant les règles internes"]
  Q2 -->|"Non"| R["ROUGE : ne pas la donner, ou l'anonymiser d'abord"]
CouleurExemplesRègle
VertTexte d'un site public, question de culture générale, modèle d'e-mail sans nomTout assistant
OrangeCompte rendu interne, procédure, document de travailUniquement l'assistant validé par l'entreprise
RougeDonnées personnelles sensibles (santé, salaires nominatifs, évaluations), secrets d'affaires, mots de passe, données clients identifiantesJamais dans un outil non validé ; dans l'outil validé seulement si la politique interne l'autorise explicitement

Anonymiser, c'est remplacer les éléments identifiants par des repères : « Mme Dupont, 42 ans, en arrêt maladie » devient « [Salariée A] en absence ». Souvent, l'IA n'a pas besoin des vrais noms pour vous aider.

Vous voulez de l'aide pour rédiger un courrier délicat à un salarié en arrêt maladie, avec un assistant grand public non validé par l'entreprise. Que faire ?

8 bonnes pratiques au quotidien

  1. Utiliser l'outil validé par l'entreprise pour toute donnée interne.
  2. Briefer comme un prestataire : rôle, contexte, tâche, format, contraintes (module 3).
  3. Fournir la source plutôt que demander de mémoire.
  4. Itérer : la première réponse est un brouillon.
  5. Vérifier ce qui engage : chiffres, noms, dates, références, tout ce qui part à l'extérieur.
  6. Rester l'auteur : vous êtes responsable de ce que vous envoyez, même si l'IA l'a rédigé. Relisez avec vos yeux de professionnel.
  7. Être transparent quand c'est attendu : selon le contexte et les règles internes, signaler qu'un contenu a été produit avec l'aide de l'IA. Le règlement européen sur l'IA prévoit d'ailleurs des obligations de transparence pour certains contenus générés.
  8. Capitaliser : gardez vos meilleurs prompts dans un document partagé, ou en consignes permanentes (Projets Claude, Gems et agents Gemini).
À faireÀ éviter
« D'après ce document, … »« D'après tes connaissances, quel est notre taux de remise ? »
Anonymiser les cas individuelsColler un fichier client complet
Relire et corriger avant envoiCopier-coller la réponse telle quelle
Nouvelle conversation pour un nouveau sujetUne conversation unique de 3 semaines

Un texte rédigé par l'IA et envoyé à un partenaire contient une erreur. Qui en est responsable ?

Exercice : classer 6 informations

Classez chaque information en vert, orange ou rouge, en supposant que votre entreprise vous fournit un assistant validé pour les documents internes.

  1. Le communiqué de presse publié hier sur le site de l'entreprise.
  2. Le compte rendu de la réunion d'équipe de lundi (sans données personnelles sensibles).
  3. Le tableau des salaires nominatifs de l'équipe.
  4. Votre mot de passe de messagerie, pour qu'il vous aide à le retenir.
  5. Une question : « Comment structurer un plan de formation annuel ? »
  6. La liste des clients avec leurs coordonnées, pour rédiger une campagne d'e-mails.
Voir la solution
  1. Vert. Information déjà publique.
  2. Orange. Document interne : uniquement dans l'assistant validé.
  3. Rouge. Données personnelles RH, sensibles. Même dans l'outil validé, seulement si la politique interne l'autorise explicitement ; sinon, anonymiser (« [Poste A] : [montant] »).
  4. Rouge absolu. Un mot de passe ne se donne à aucun outil, jamais.
  5. Vert. Question générique, sans donnée de l'entreprise.
  6. Rouge. Données personnelles de clients. Pour rédiger la campagne, l'IA n'a besoin que d'un profil type (« client PME du secteur industriel ») ; la fusion avec les vraies coordonnées se fait ensuite dans votre outil d'e-mailing.

Je sais faire

  • Expliquer ce que deviennent les données que je tape dans un assistant
  • Classer une information selon le feu tricolore
  • Anonymiser un cas avant de demander de l'aide
  • Appliquer au moins 5 des 8 bonnes pratiques au quotidien
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